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« Négociation » n'est pas un mot à bannir de votre vocabulaire
Que cela vous plaise ou non, votre vie quotidienne est une série de négociations. Chacune de vos interactions possède un élément de troc pour obtenir de l'attention, du respect, de la compréhension, un espace où deux idées se rencontrent. Nous comparons constamment nos besoins personnels et professionnels avec les ressources qui s'offrent autour de nous, et nous tentons de satisfaire nos objectifs tout en soutenant notre conjoint, nos amis, nos collègues, les autres automobilistes et en nous efforçant de ne pas leur nuire.
La plupart des négociations sont tellement subtiles qu'elles nous échappent; cependant, lorsque nous en sommes conscients, nous les abordons avec appréhension. Le rôle de négociateur étant devenu un domaine spécialisé dans le monde du commerce, nous croyons à tort que nous sommes incapables de tenir des conversations difficiles en milieu de travail. Ce n'est pas le cas. Avec ces quelques étapes simples, vous pouvez avoir une conversation difficile sans conflit ou de crise. Cependant, vous devez auparavant garder à l'esprit les règles de base suivantes.
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Négocier (verbe) : discuter les termes d'une entente; tenter d'en arriver à une entente par la discussion et le compromis.
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MATIÈRE À RÉFLEXION
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En gardant ces principes en mémoire, vous serez grandement améliorer votre approche dans vos interactions quotidiennes au travail.
- Cessez de croire que la négociation est un affrontement. Comme la définition le suggère, c'est une tentative d'accord qui implique des compromis. Il ne s'agit pas d'une partie de bras de fer qui se termine avec un gagnant et un perdant. C'est le système d'échange et de communication où chacun fait des concessions. Cependant, si vous ne prenez pas le temps d'échanger, vous ne découvrirez jamais ce que vous pouvez effectivement donner et la conversation se terminera en joute verbale.
- Faites une distinction entre la personne et le problème. Toute idée préconçue à l'égard de l'autre personne obscurcira votre jugement et vous empêchera de voir clairement la situation; en outre, il y a de fortes chances que vous soyez en partie responsable du problème. Les gens ont tendance à présenter fortement leur point de vue, mais il est peu probable que leur position soit complètement dissociée de la vôtre. Prenez le temps de réfléchir à la question dans un contexte plus large et vous trouverez probablement plus de points communs que prévu. Lorsque vous aurez déterminé certains éléments d'intérêt mutuel, vous pouvez commencer à rechercher des solutions mutuelles au problème sans causer de préjudice à votre relation interpersonnelle.
- Parlez la langue de votre interlocuteur. Prenez en compte l'orientation de votre interlocuteur et efforcez-vous d'utiliser un langage qui s'accorde avec les activités de son service. Une personne du service des ressources humaines utilisera un ton de voix et un discours très différents de ceux d'une personne des finances ou de la production. Mettez-vous à la place de votre interlocuteur, utilisez son domaine d'expertise et faites de votre mieux pour lui parler en ces termes.
Même si les étapes suivantes exigent que vous investissiez du temps, vous serez étonné de constater qu'il en faut peu. En fait, cinq minutes suffisent à transformer une confrontation éventuelle en négociation fructueuse.
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LES ÉTAPES
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Ces étapes très simples qui pourraient exiger dix minutes de votre temps produiront des résultats inestimables.
- Clarifiez le problème. Un terrain d'entente vous aidera à établir des ponts entre son point de vue et le vôtre, ce qui vous permettra d'examiner la position de votre homologue. Prenez le temps de répéter ce que vous avez compris au sujet de sa situation, ses limites et ses objectifs et traitez immédiatement tout malentendu. Demandez des précisions ou des détails, s'il y a lieu, puis examinez la situation une fois de plus et n'agissez pas avant d'être persuadé que vous vous comprenez bien. Comme lorsque vous construisez une maison, si la fondation est défectueuse, le produit fini sera truffé de défauts
- Vérifiez si quelqu'un d'autre pourrait aider. La solution pourrait exiger les commentaires de personnes autres que vous ou votre collègue. Il n'est pas déraisonnable de passer quelques minutes à déterminer si vous êtes la personne qui doit être directement impliquée dans la résolution du problème actuel. D'autres personnes devraient-elles être consultées? Existe-t-il d'autres intervenants en mesure d'apporter une expertise ou une connaissance pouvant accélérer le processus ou vous éviter à l'un et à l'autre de réinventer la roue?
- Déterminez l'échéancier réel. S'agit-il vraiment d'une urgence? Le facteur temps est-il réel? Les minutes qu'il vous faudra pour clarifier la question pourraient vous épargner des heures et des efforts consacrés inutilement à la réaffectation des ressources. Le fait de poser des questions telles que « Pourquoi est-ce important pour vous? » ou « Quelle est la raison de cet échéancier? » vous empêchera, vous et votre collègue, de paniquer et d'identifier clairement le délai réel pour un projet donné, ce qui rendra votre réponse plus efficiente et efficace à long terme.
- Vérifiez les options et choisissez-en un ensemble. Lorsque vous aurez déterminé les paramètres, les intervenants et la chronologie réelle, prenez le temps de réfléchir à des solutions. Il existe sans aucun doute une solution mutuellement acceptable à la question en litige, et le fait de prendre quelques minutes pour évaluer tous les aspects de la situation assurera que votre démarche représente un compromis équitable et efficace.
En demeurant centré sur le problème et non sur la personnalité, en prenant le temps de trouver un terrain d'entente, en explorant la nécessité d'avoir recours à des ressources extérieures et en établissant un échéancier réaliste, vous obtiendrez un consensus plus rapidement et plus efficacement et vous ouvrirez la voie à un dialogue continu et sain.
Source : Katherine Craig, PDG et fondatrice de Spearhead Executive Coaching. Katherine Craig est PDG et fondatrice de Spearhead Executive Coaching, une entreprise dynamique qui s'est engagée à aider les gens et les entreprises à optimiser leur réussite grâce à la prestation de programmes d'encadrement des plus efficaces . |
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